Cómo validar documentos digitales ante notario en España

Validar documentos digitales ante notario en España es un proceso legal, seguro y accesible que ya no requiere presencia física gracias a la digitalización del sector notarial.

Este procedimiento permite autenticar contratos, poderes y otros documentos desde cualquier lugar, siempre que se cumplan ciertos requisitos legales y técnicos establecidos por la normativa vigente.

A continuación, te explicamos cómo realizar este trámite de forma completamente online, los pasos a seguir, y las ventajas que ofrece frente al proceso presencial tradicional.

¿Es legal validar documentos digitales en España?

Sí, validar documentos digitales ante notario en España es completamente legal, conforme a la Ley 6/2020, sobre servicios electrónicos de confianza y firma digital reconocida.

La normativa española reconoce la validez jurídica de documentos electrónicos si se firman con una firma electrónica cualificada y son procesados mediante plataformas autorizadas.

El Consejo General del Notariado ha implementado sistemas digitales seguros, como el Portal Notarial del Ciudadano, permitiendo validar documentos sin necesidad de presencia física.

En consecuencia, se garantiza que el proceso de validar documentos digitales mantenga la misma eficacia jurídica que su equivalente en papel y realizado de forma presencial.

Requisitos para la validación digital de documentos

Antes de validar documentos digitales ante un notario, es necesario cumplir ciertos requisitos legales y técnicos establecidos por la normativa española y los protocolos notariales.

Estos requisitos garantizan que la identidad del solicitante sea verificada correctamente y que el documento electrónico tenga plena validez jurídica y probatoria.

A continuación, se detallan los principales elementos necesarios para llevar a cabo este procedimiento de forma segura, eficiente y conforme a derecho.

Identificación electrónica del solicitante

El solicitante debe disponer de un sistema de identificación digital válido, como el DNI electrónico, certificado digital FNMT o cualquier medio reconocido por la administración española.

Esta identificación electrónica permite verificar la identidad del ciudadano durante el proceso de firma, especialmente durante la videollamada obligatoria con el notario autorizado.

Sin esta identificación, no es posible validar documentos digitales, ya que el sistema debe confirmar la identidad del firmante conforme a los estándares del reglamento eIDAS.

Tipos de documentos que pueden validarse

Es posible validar documentos digitales como poderes notariales, contratos, autorizaciones, actas, testamentos abiertos, declaraciones juradas y otros documentos legales con contenido verificable.

Sin embargo, algunos actos jurídicos como compraventas inmobiliarias o constitución de sociedades aún pueden requerir presencia física por razones legales o de seguridad.

El notario confirmará previamente si el documento puede tramitarse digitalmente, conforme a su naturaleza jurídica y los protocolos del Consejo General del Notariado.

Proceso para validar documentos digitales ante un notario online

Validar documentos digitales mediante un notario online implica un proceso estructurado que garantiza seguridad jurídica, autenticidad y cumplimiento de todos los requisitos legales vigentes en España.

El procedimiento puede realizarse íntegramente a distancia, gracias al uso de tecnologías como la videollamada notarial y la firma electrónica cualificada.

A continuación, explicamos paso a paso cómo llevar a cabo este proceso digital, desde la solicitud inicial hasta la emisión del documento notarial validado.

Solicitud de cita digital

El primer paso para validar documentos digitales es solicitar una cita online a través de una plataforma autorizada, como el Portal Notarial del Ciudadano.

Durante esta fase, el solicitante elige día y hora para la videollamada con el notario, e indica el tipo de documento que desea validar.

La plataforma también solicitará que el usuario se identifique electrónicamente y adjunte previamente el documento a revisar en formato digital.

Firma electrónica cualificada

En la videollamada, el notario verifica la identidad del usuario y procede a validar documentos digitales mediante la firma electrónica cualificada del solicitante.

Esta firma tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita, y se emite utilizando certificados electrónicos reconocidos por el reglamento europeo eIDAS.

El notario también añade su propia firma y sello digital, validando oficialmente el documento ante la ley, de forma totalmente remota.

Emisión del documento notarial validado

Una vez firmado, el notario emite el documento notarial con plena validez legal, incluyendo su firma, sello digital y un Código Seguro de Verificación (CSV).

El usuario recibe el archivo notarial en formato PDF certificado, que puede descargarse y presentarse en cualquier trámite administrativo o judicial.

Así, validar documentos digitales garantiza autenticidad, integridad y trazabilidad, igual que cualquier documento físico emitido en notaría presencial.

Ventajas de utilizar un notario online

Optar por un notario online para validar documentos digitales ofrece múltiples ventajas frente al modelo tradicional, especialmente en términos de eficiencia, comodidad y disponibilidad geográfica.

El proceso digital permite realizar trámites notariales sin desplazamientos, lo cual resulta especialmente útil para personas que residen en el extranjero o tienen agendas ajustadas.

Además, la validación digital es completamente segura, ya que se realiza mediante plataformas cifradas, firma electrónica cualificada y verificación notarial en tiempo real.

Reducir tiempos de espera, minimizar errores documentales y acceder a servicios notariales desde cualquier dispositivo son beneficios clave del entorno notarial digital.

También se mejora la trazabilidad y el control de cada documento, ya que todo queda registrado con sello de tiempo y código verificador emitido por el notario.

Por último, validar documentos digitales online contribuye a la sostenibilidad, al reducir el uso de papel, transporte y otros recursos propios del trámite presencial tradicional.